تجهیزات همچون آهن ربا غبار و آلودگی را به خود جذب می کنند. همچنین فن هایی که به منظور جلوگیری از داغ شدن دستگاه مورد استفاده قرار گرفته اند دائما آلودگی و ذرات کثیفی را به خود می گیرند که پس از مدتی می تواند بر روی هم انباشته شوند.
سیم و کابل را زیر فرش و یا کفپوش قرار ندهید چرا که سبب خرابی و یا فرسوده شدن آن خواهد شد.
هرگز به هنگام از برق کشیدن دستگاه، کابل را از قسمت سیم بیرون نکشید، زیرا موجب خرابی و از بین رفتن سیم ها می شود. کابل تجهیزات شامل سیم های ظریف و کوچکی است که به هنگام کشیدن، می توانند خراب و یا پاره شوند، در صورت لزوم از کابل هایی با طول بیشتر استفاده کنید.
استفاده از کابل های استاندارد و یا دستگاه های محافظ برق به منظور جلوگیری از ورود بار اضافی به پریز برق در مواقع ضروری توصیه می شود.
غذا و نوشیدنی ها را از کلیه تجهیزات اداری دور نگاه دارید. ذرات غذا ممکن است بر روی میز باقی مانده و علاوه بر آن با ریختن مایع به طور ناگهانی، شوک الکتریکی ایجاد شود.
در صورت جمع شدن کاغذ یا ارورهای مختلف در دستگاه ها بدون وقفه با بخش پشتیبانی شرکت خود و یا به کمک دفترچه راهنما مشکل را حل کنید. اگر از راه اشتباهی برای حل اختلال پیش آمده اقدام کنید ممکن است ضررهای بیشتری را در طولانی مدت متحمل شوید.
برای جلوگیری از استفاده نادرست کابران جدید از تجهیزات اداری برنامه ی آموزش استفاده از دستگاه ها را توسط شرکت سازنده و یا بخش فناوری شرکت در دستور کار خود قرار دهید.
وجود تجهیزات مختلف در بخش های اداری متفاوت می تواند هزینه بر و گران باشد. این تجهیزات فضای اداری را ارزشمند و برای کارمندان معنادار می سازد.
پرینترها و سایر تجهیزات بلا استفاده را بپوشانید. هر چیزی که ممکن است دچار خرابی گردد را در صورت استفاده نکردن کاور کنید. پرنیتر، دستگاه کپی ممکن است به علت رطوبت دچار آسیب شوند. خصوصا در مورد دستگاه هایی که نزدیک پنجره قرار دارند، بهتر است برای اطمینان از طولانی تر شدن عمر آن، آنها بپوشانید.
برنامه ای برای سرویس و نگهداری تجهیزات داشته باشید. فکر کنید که پرینتر شما چه مقدار در روز کار می کند. البته که این دستگاه ها در طول روز ساعت ها در حال کار هستند و مانند هر وسیله ی دیگری می توانند بدون هشدار خراب شوند. مهم این است که برنامه ای منظم برای سرویس و نظافت تجهیزات در دست داشته باشید.